E-Mail- & Nachrichten-Referenz

Jede Nachricht, die das System verschickt: an wen, wann und mit welchen Knöpfen

Das System verschickt Nachrichten bei bestimmten Ereignissen von selbst. Mails an Gäste gehen nur an Gäste, die eine E-Mail-Adresse angegeben haben, und sie kommen in der Sprache, in der gebucht wurde. Wiederbuchung, Rückgewinnung und Bewertungsbitte bekommen nur Gäste, die beim Buchen zugestimmt haben (Kapitel 11).

18.1 An Ihre Gäste

Betreff	Wann	Was drinsteht
Buchungsanfrage eingegangen	Nach einer Online-Buchung, die Sie noch bestätigen. Ebenso, wenn Sie im Panel einen ausstehenden Termin mit dem Haken „Bestätigung an den Gast schicken“ eintragen (Kapitel 7).	Überschrift „Ihre Terminanfrage“ mit Datum, Uhrzeit und Anbieter. Knopf „Buchung verwalten“ (ansehen, verschieben oder absagen, Kapitel 2.5). Unter „Zum Kalender hinzufügen“ drei Knöpfe: „Google Kalender“, „Apple Kalender“ und „Outlook“.
Ihr Termin wurde bestätigt	Wenn Sie bestätigen (Kapitel 6.2) oder einen bestätigten Termin mit dem Haken eintragen. Betriebe, die automatisch bestätigen (Kapitel 16.5), schicken diese Mail gleich nach der Buchung, statt der Anfrage.	Überschrift „Termin bestätigt“ und der Knopf „Buchung verwalten“.
Ihr Termin wurde abgesagt	Wenn Sie absagen und wenn der Gast selbst absagt.	Überschrift „Termin abgesagt“.
Ihr Termin wurde verschoben	Wenn der Gast selbst über „Buchung verwalten“ verschiebt. Verschieben Sie einen Termin im Panel, bekommt der Gast keine Mail.	Überschrift „Termin verschoben“, die neuen Angaben und „Buchung verwalten“.
Erinnerung: Ihr Termin bei …	Vor jedem bestätigten Termin, voreingestellt 24 Stunden vorher, auf Wunsch eine zweite am Termintag (Kapitel 11.1).	Überschrift „Terminerinnerung“ und der Knopf „Umbuchen oder absagen“.
Ein Termin ist frei geworden bei …	Wird an einem Tag, für den jemand auf der Warteliste steht, ein Termin abgesagt oder gelöscht (Kapitel 10).	Überschrift „Ein Platz ist frei geworden!“ und der Knopf „Jetzt Termin sichern“.
Zeit für Ihren nächsten Termin bei …	Wiederbuchung, nach der eingestellten Zahl von Tagen seit dem letzten Besuch (Kapitel 11.2).	Überschrift „Zeit für den nächsten Termin?“, Knopf „Jetzt Termin buchen“ und der Abmeldelink „Keine solchen E-Mails mehr erhalten“.
Wir vermissen Sie bei …	Rückgewinnung, wenn ein Gast länger nicht da war (Kapitel 11.2).	Überschrift „Wir vermissen Sie“, sonst wie oben.
Wie war Ihr Besuch bei …?	Einige Stunden nach einem Termin, den Sie als erschienen markiert haben (Kapitel 6.2, 11.3).	Knopf „Jetzt bewerten“ zu Ihrer Google-Bewertungsseite und der Abmeldelink.
Ihr Gutschein über …	Direkt nach einem Online-Kauf, oder wenn Sie am Tresen einen Gutschein mit „Gutschein per Mail schicken“ anlegen (Kapitel 24).	Überschrift „Ihr Gutschein ist da“, die Karte „Geschenkgutschein“ mit Gutschein-Code, Wert und „Einlösbar bis“, die Knöpfe „Gutschein ausdrucken“ und „Termin buchen“ und, wenn Sie Rechnungen ausstellen, der Link „Ihre Rechnung zu diesem Kauf“.
Eingangsbestätigung Ihres Widerrufs	Direkt nach einem Widerruf auf der Widerrufsseite (Kapitel 24.6).	Überschrift „Ihr Widerruf ist eingegangen“, der Zeitpunkt des Eingangs und darunter „Inhalt Ihrer Erklärung“.

Hat der Gast über LINE gebucht, kommen Bestätigung, Absage und Erinnerung zusätzlich als Karte in LINE (Kapitel 16.4). Hat miraTEQ für Ihren Betrieb die Bestätigung über LINE eingerichtet, enthält die Mail „Buchungsanfrage eingegangen“ außerdem den Knopf „Bestätigung auch per LINE“: Der Gast tippt darauf, LINE öffnet sich, und nach einem Tipp auf „Senden“ erscheint die Karte. Nutzt Ihr Betrieb den Menü-Link (Kapitel 17), enthalten Anfrage und Bestätigung einen Knopf zur Speisekarte.

Hat der Gast beim Buchen einen Gutschein-Code angegeben, enthält die Mail „Buchungsanfrage eingegangen“ einen Kasten Gutschein mit dem Guthaben und der Bitte, den Code mitzubringen. Tragen Sie im Panel eine Serie ein, kommt nur eine Mail, und darin stehen alle kommenden Termine der Serie, jeder mit Wochentag, Datum und Uhrzeit.

18.2 An Sie

Betreff	Wann	Was drinsteht
Neue Buchung #…	Sofort nach jeder Online-Buchung, an Ihre Reservierungs-E-Mail (Kapitel 16.5).	Termin, Kundendaten und Nachricht. Antworten Sie auf diese Mail, geht die Antwort direkt an den Gast.
[Name] hat umgebucht	Wenn ein Gast selbst verschiebt.	Überschrift „Termin umgebucht“, darunter „Vorher“ und der neue Termin.
Widerruf eingegangen	Wenn ein Gast einen Gutscheinkauf widerruft.	„Ein Gast hat einen Gutscheinkauf widerrufen“, dazu seine Erklärung und die Erinnerung, binnen 14 Tagen zu erstatten (Kapitel 24.6).
Kalender nicht erreichbar	Beim ersten Fehlschlag Ihres verbundenen Kalenders, einmal je Störung (Kapitel 16.3).	Was nicht geht, was das für neue Buchungen heißt und wie Sie es beheben.

War Ihr Kalender beim Eingang einer Buchung nicht zu lesen, steht in Neue Buchung oben ein Hinweis: Die Buchung ist eine Anfrage, prüfen Sie die Zeit vor dem Bestätigen in Ihrem Kalender.

Sagt ein Gast selbst ab, kommt keine Mail an Sie. Das erfahren Sie über die Meldung aufs Handy (Kapitel 20) und im Protokoll (Kapitel 23). Wer unter LINE-Benachrichtigungen eingetragen ist (Kapitel 16.4), bekommt jede neue Buchung als Karte in LINE, mit den Knöpfen „✓ Accept“ und „✗ Decline“ (nur auf Englisch). Ist die Buchung schon automatisch bestätigt, steht dort nur „✗ Cancel“.