Gäste-Buchung, Schritt für Schritt

Wie ein Gast auf der Website eine Reservierung vornimmt

2.1 Einen Bereich wählen

Der erste Bildschirm zeigt alle verfügbaren Bereiche als Karten mit Foto, Name und Beschreibung. Der Gast tippt auf den Bereich, den er reservieren möchte.

• Jeder Bereich zeigt seine Kapazität (z. B. „max. 20 Gäste“), sofern im Admin festgelegt.
• Bereiche, die inaktiv sind oder keine freien Zeitfenster haben, werden automatisch ausgeblendet.
• Hat das Lokal nur einen Bereich, wird dieser Schritt übersprungen und das System springt direkt zum Datum.

Gästezahl

Nach der Wahl eines Bereichs fragt das System eventuell „Wie viele Gäste?“, falls eine Gästeauswahl konfiguriert ist. Das hilft der Kapazitätsprüfung: Übersteigt die gewünschte Anzahl an Plätzen das, was in einem bestimmten Zeitfenster verfügbar ist, wird dieses Fenster als nicht verfügbar angezeigt.

2.2 Datum & Uhrzeit wählen (und Warteliste)

Ein Kalender wird angezeigt. Nur Tage mit freien Zeitfenstern sind auswählbar (vergangene Tage und Tage jenseits des maximalen Vorbuchungszeitraums sind ausgegraut).

Nach der Wahl eines Tages erscheinen die verfügbaren Zeitfenster. Jedes Fenster zeigt, ob es verfügbar oder bereits gebucht ist.

Zeitfenster-Anzeige	Bedeutung
✅ Verfügbar	Das Fenster hat Kapazität und keinen Konflikt.
❌ Gebucht / Voll	Das Fenster ist ausgebucht oder die Kapazität ist erschöpft.
🔔 Benachrichtige mich	(Falls die Warteliste aktiviert ist) Das Fenster ist voll, aber der Gast kann der Warteliste beitreten, siehe unten.

Hinweis

Der Buchungszeitraum wird vom Admin konfiguriert (Standard: bis zu 30 Tage im Voraus). Gäste können nicht weiter im Voraus buchen als diese Grenze.

Warteliste, „Benachrichtige mich“

Wenn die Warteliste aktiviert und ein Fenster voll ist, sieht der Gast eine kleine Glocke bei dieser Uhrzeit und einen Hinweis über dem Raster. Ein Tipp darauf öffnet ein kurzes Formular („Warteliste für 19:00“), in das er Name und E-Mail einträgt. Wird eine Buchung in diesem Fenster später storniert, benachrichtigt das System automatisch die erste wartende Person. Zur Admin-Seite siehe Kapitel 10.

2.3 Kontaktdaten, Vor-Buchungs-Formular & Opt-in

Der Gast trägt seine persönlichen Daten ein:

Feld	Pflicht	Hinweise
Vollständiger Name	Ja	Name des Gasts für die Reservierung.
E-Mail-Adresse	Ja*	*Optional, wenn Anmeldung mit LINE genutzt wird, die E-Mail wird dann zur Absicherung.
Telefonnummer	Optional	Wird angezeigt, wenn „Telefon erforderlich“ in den Admin-Einstellungen aktiviert ist.
Nachricht	Optional	Sonderwünsche, Ernährungsbedürfnisse usw.
Bevorzugte Sprache	Optional	Auswahl: Englisch / Thai / Chinesisch.
Datenschutz-Zustimmung	Ja	PDPA-Kästchen, muss angekreuzt werden, um fortzufahren.

Vor-Buchungs-Formular (Aufnahme) Neu

Falls ein Vor-Buchungs-Formular konfiguriert ist, erscheinen hier zusätzliche Fragen, zum Beispiel „Anlass“ (Zwanglos / Geburtstag / Geschäftlich), „Ernährungsbedürfnisse“ oder „Erster Besuch?“. Gäste beantworten sie schon beim Buchen, sodass Ihr Team vorbereitet ist, bevor der Gast eintrifft. Die Antworten werden später im Buchungsdetail angezeigt (Kapitel 6.3).

Marketing-Opt-in Neu

Falls aktiviert, kann der Gast über ein Kästchen zustimmen, freundliche Folgenachrichten zu erhalten, zum Beispiel eine Erinnerung, wieder zu buchen, oder eine Einladung, eine Bewertung zu hinterlassen. Diese Zustimmung macht den Gast überhaupt erst berechtigt für die automatischen Rückbuchungs- und Bewertungs-Nachrichten in Kapitel 11. Sie ist völlig optional und kann jederzeit über einen Ein-Tipp-Abmeldelink widerrufen werden.

Hinweis

Erinnerungen an eine bevorstehende Buchung gehören zur Reservierung selbst und erfordern dieses Opt-in nicht. Das Opt-in regelt nur die Marketing-Folgenachrichten (Rückbuchung, Rückgewinnung, Bewertungsanfragen).

2.4 Bestätigung, Menü-Link & Erfolg

Ein Zusammenfassungsbildschirm zeigt alle gewählten Angaben (Bereich, Datum, Uhrzeit, Gästezahl, Name, E-Mail). Der Gast prüft sie und tippt auf „Jetzt buchen“.

Bei Erfolg sieht der Gast:

• Eine „Buchung erhalten!“-Bestätigungsnachricht.
• Eine Bestätigungs-E-Mail mit den Buchungsdetails und einem Link „Buchung verwalten“.
• Eine Schaltfläche „Unsere Speisekarte ansehen“, die Ihre digitale Speisekarte öffnet (siehe Kapitel 17). Neu
• Eine LINE-Schaltfläche, um die Bestätigungskarte in LINE zu erhalten (falls LINE verbunden ist).

Ausstehend vs. Bestätigt

Eine neue Buchung startet mit dem Status

Ausstehend

. Ihr Team bestätigt sie im Admin-Panel, was eine Bestätigungs-E-Mail (und eine LINE-Karte) an den Gast auslöst.

2.5 Eine bestehende Buchung verwalten

Jede Bestätigungs-E-Mail enthält einen persönlichen Link „Buchung verwalten“. Für Gäste ist keine Anmeldung nötig. Über diesen Link können Gäste:

• Ihre vollständigen Buchungsdetails ansehen.
• Ihre Buchung stornieren (Status wird zu Storniert; Ihr Team erhält eine Benachrichtigungs-E-Mail, und ein etwaiger Wartelisten-Gast für dieses Fenster wird automatisch benachrichtigt).

Der Verwaltungslink ist pro Buchung einzigartig und läuft nicht ab.

2.6 Anmeldung mit LINE

Wenn LINE-Login aktiviert ist, zeigt der Detailschritt (2.3) eine grüne Schaltfläche „Anmeldung mit LINE“. Das ist besonders bei Thai-Gästen beliebt.

• Der Gast tippt darauf, bestätigt in LINE und kehrt bereits identifiziert zurück, ohne E-Mail-Eingabe (die E-Mail wird zur optionalen Absicherung).
• Seine Buchungsbestätigung kommt dann als schöne Karte direkt in LINE an, und Statusänderungen (bestätigt / storniert) werden in denselben Chat gepusht.

Wie LINE eingerichtet wird und wie Ihr Team Buchungen direkt aus LINE bestätigen kann, steht in Kapitel 16.4.