Gäste-Buchung, Schritt für Schritt

Wie ein Gast auf Ihrer Buchungsseite bucht, vom ersten Tipp bis zur Bestätigung, und wie er seinen Termin später ändert

Oben zeigt eine Leiste, wo der Gast gerade ist. Bei den meisten Betrieben heißen die Schritte Leistung, Termin, Ihre Daten und Bestätigen. Wählen Gäste zuerst eine Person statt einer Behandlung, heißt der erste Schritt Anbieter, und fragt Ihr Betrieb nach der Gästezahl, kommt Gäste dazu. Ganz unten auf der Seite stehen die Links Datenschutz und, wenn miraTEQ eines hinterlegt hat, Impressum.

2.1 Bereich oder Behandlung wählen

Was der erste Schritt zeigt, hängt davon ab, was Ihr Betrieb anbietet:

Behandlungen, etwa bei Massage und Kosmetik: eine Liste mit Dauer und Preis unter der Überschrift „Leistungen auswählen“, bei vielen Massagestudios „Behandlung wählen“. Darüber steht die Leiste Kategorien mit Alle und einem Knopf je Behandlungsart. Was keiner Art zugeordnet ist, steht unter Weitere. Der Gast kann mehrere Behandlungen ankreuzen, unten zählt die Leiste mit, etwa „2 Leistungen“, und Weiter führt zum Termin. Ohne Auswahl erscheint „Wählen Sie mindestens eine Leistung“. Eine Behandlung ohne Preis steht als Gratis da.
Personen, etwa bei einer Beratung: „Wählen Sie Ihren Anbieter“ und darunter „Mit wem möchten Sie einen Termin vereinbaren?“, mit einer Karte je Person.
Bereiche nach Gästezahl, etwa im Restaurant: „Wie viele Gäste kommen?“ und „Wählen Sie die Anzahl der Personen.“, mit den Knöpfen − und + und darunter der möglichen Spanne, etwa „1 bis 8 Gäste“. Das System wählt dazu den Bereich, der zu dieser Zahl passt.

Hat miraTEQ für Ihren Betrieb einen Hinweis hinterlegt, etwa dass Sie ein seriöses Wellness-Studio sind, steht er in diesem Schritt über der Auswahl.

Online bucht ein Gast allein oder als Paar. Für größere Gruppen steht dort „Mehr als 2 Personen? Das planen wir gern persönlich.“, daneben „Anrufen“ und ein Messenger-Knopf, je nach Sprache des Gasts WhatsApp oder LINE (siehe 2.4). WhatsApp öffnet sich mit dem fertigen Satz „Hallo, wir möchten gern zu mehreren einen Termin buchen.“

Gibt es weder ein Telefon noch einen Messenger, der zum Gast passt, heißt der Knopf „Mehr als 2? Anfragen“. Er öffnet ein kurzes Formular mit Wie viele Personen?, Name, E-Mail, Telefon und dem Feld Wunschtermin / Anliegen. Nach „Anfrage senden“ liest der Gast „Anfrage ist raus.“ und „Wir melden uns so schnell wie möglich bei Ihnen.“, und Sie bekommen eine E-Mail, auf die Sie direkt antworten können, dazu die Meldung „Neue Anfrage“ auf jedes Gerät mit eingeschalteten Benachrichtigungen (Kapitel 20). Ein Termin entsteht dabei nicht, es wird auch keine Uhrzeit blockiert. Sie melden sich beim Gast und tragen den Termin selbst ein (Kapitel 7).

Eingeschaltet wird das von miraTEQ. Es setzt mindestens zwei Behandler:innen und Paarpreise voraus.

Therapeut:in wählen

Haben Sie mindestens zwei Behandler:innen, entscheiden Sie, ob Gäste selbst wählen dürfen, wer sie behandelt. Dafür steht in Einstellungen, Karte „Funktionen“, der Schalter „Gäste wählen selbst aus“ (Kapitel 16.6). Er wirkt sofort auf der Buchungsseite, ohne Speichern.

Gäste sehen dann nach den Behandlungen den Schritt „Therapeut:in wählen“. Oben steht „Keine Präferenz“ mit dem Satz „Wir weisen automatisch eine freie Therapeut:in zu.“, darunter eine Zeile je Person mit Foto oder Anfangsbuchstabe und den Sprachen, die sie spricht. Ein Tipp führt direkt weiter zum Datum.

„Keine Präferenz“: Das System gibt den Termin der Person, die zu dieser Zeit frei ist und an dem Tag die wenigsten Buchungen hat. So landet die Arbeit nicht immer bei der, die in Ihrer Liste oben steht. In der Zusammenfassung liest der Gast „Automatisch zugewiesen“.
Eine bestimmte Person: Der Kalender zeigt nur die freien Zeiten dieser Person, und die Zusammenfassung nennt ihren Namen.
Paarbuchungen überspringen diesen Schritt. Es braucht zwei Behandler:innen, und das System nimmt die beiden Freien mit den wenigsten Buchungen an dem Tag.

Ist der Schalter aus, erscheint der Schritt nicht, und jede Buchung wird zugewiesen wie bei „Keine Präferenz“.

2.2 Datum & Uhrzeit wählen (und Warteliste)

Im Schritt Termin steht ein Monatskalender. Wählbar sind nur Tage mit freien Zeiten. Vergangene Tage und Tage hinter Ihrer Vorlaufzeit (Kapitel 13, voreingestellt 30 Tage) sind gesperrt. Solange kein Tag gewählt ist, steht neben dem Kalender „Bitte zuerst Datum wählen“.

Nach der Wahl eines Tages erscheinen die freien Uhrzeiten als Knöpfe, sortiert nach Vormittag (vor 12 Uhr), Nachmittag (bis 17 Uhr) und Abend. Belegte Zeiten stehen ausgegraut dazwischen, damit der Gast sieht, wie voll der Tag ist.

Ist der ganze Tag belegt, steht darüber „Dieser Tag ist ausgebucht“ und „Bitte wählen Sie einen anderen Tag oder melden Sie sich direkt bei uns.“
Hat der Tag gar keine Zeiten, steht dort „Keine Termine verfügbar.“
Unter den Zeiten bietet „Keinen passenden Termin gefunden?“ den direkten Draht an: „Anrufen“ und, je nach Sprache des Gasts, WhatsApp oder LINE.

2.3 Kontaktdaten, Vor-Buchungs-Formular & Opt-in

Der Schritt Ihre Daten zeigt „Ihre Kontaktdaten“ und fragt „Wie sollen wir Sie erreichen?“:

Feld	Pflicht	Hinweise
Vollständiger Name	Ja	Der Name, unter dem der Termin läuft.
E-Mail-Adresse	Ja, mit Ausnahmen	Optional, wenn der Gast mit LINE bucht (2.6), dann steht darunter „Sie bekommen die Bestätigung über LINE. Die E-Mail ist nur zur Sicherheit.“ miraTEQ kann sie für Ihren Betrieb auch ganz freiwillig machen. Dann heißt das Feld „E-Mail-Adresse (optional)“, und darunter steht: „Ohne E-Mail-Adresse bekommen Sie keine Bestätigung und keinen Link zum Ändern oder Absagen. Wir melden uns telefonisch, wenn etwas dazwischenkommt.“
Telefon	Je nach Betrieb	Pflicht, wenn miraTEQ es für Ihren Betrieb so eingestellt hat, sonst mit „(optional)“ gekennzeichnet.
Nachricht	Nein	Freitext. Darunter steht „Bitte keine Gesundheitsdaten angeben (z. B. Beschwerden oder Diagnosen).“
Bevorzugte Sprache	Nein	Erscheint nur, wenn mehr als eine Sprache in Frage kommt. Hat der Gast eine Person gewählt, stehen nur deren Sprachen zur Wahl.
Datenschutz	Ja	Das Kästchen „Ich habe die Datenschutzerklärung gelesen …“ mit Link zu Ihrer Datenschutzerklärung. Ohne Haken geht es nicht weiter.

Am Handy sind Nachricht und Sprache zuerst eingeklappt. „Weitere Angaben“ klappt sie auf, „Weniger anzeigen“ wieder zu. Weiter führt zur Zusammenfassung, Zurück zum Termin.

Vor-Buchungs-Formular (Fragebogen)

Hat miraTEQ für Ihren Betrieb einen Fragebogen eingerichtet, stehen seine Fragen über dem Datenschutz-Kästchen, in einem Massagestudio etwa „Gewünschter Druck“ mit Sanft, Mittel und Kräftig oder „Zum ersten Mal hier?“. Pflichtfragen tragen ein *. Die Antworten sehen Sie im Detailfenster der Buchung (Kapitel 6.3).

Marketing-Opt-in

Haben Sie die Einwilligung eingeschaltet (Kapitel 11.4), steht darunter ein Kästchen: „Ich möchte Termin-Erinnerungen und gelegentliche Angebote erhalten (jederzeit abbestellbar).“ Nur Gäste mit diesem Haken bekommen Wiederbuchung, Rückgewinnung und Bewertungsbitte (Kapitel 11). Jede dieser Mails hat einen Abmeldelink.

2.4 Bestätigung, Menü-Link & Erfolg

Der Schritt Bestätigen zeigt „Buchung bestätigen“ und „Bitte prüfen Sie Ihre Angaben“: Leistungen, Dauer, Preis, bei wem (oder „Automatisch zugewiesen“), Datum, Uhrzeit und die Kontaktdaten. Der Gast prüft alles und tippt auf „Jetzt verbindlich buchen“.

Wo Sie Gutscheine verkaufen, hat dieser Schritt auch ein Feld Gutschein-Code. „Prüfen“ zeigt dem Gast Guthaben und Ablaufdatum. Der Code wird an der Buchung vermerkt, abgezogen wird beim Termin (Kapitel 24.3).

Bei Erfolg sieht der Gast:

Die Überschrift „Buchung eingegangen!“, bei automatischer Bestätigung „Ihr Termin steht!“ (siehe unten).
Den Satz „Eine Bestätigungsmail wurde an … gesendet.“, wenn er eine Adresse angegeben hat. Die Mail enthält den Link „Buchung verwalten“ (Kapitel 18.1).
Den Knopf „Zum Kalender hinzufügen“. Er lädt den Termin als Kalenderdatei, und die Kalender-App des Gasts trägt ihn mit dem Namen Ihres Betriebs und der gebuchten Leistung ein.
Einen Knopf zu Ihrer digitalen Speisekarte, wenn Sie miraMENU nutzen (Kapitel 17).
Eine LINE-Karte, um die Bestätigung in LINE zu bekommen, falls LINE eingerichtet ist (Kapitel 16.4).
Die Karte „Fragen zum Termin? Schreiben Sie uns.“ mit einem WhatsApp-Knopf, wenn miraTEQ sie für Ihren Betrieb eingerichtet hat. WhatsApp öffnet sich mit einer fertigen Nachricht samt Name und Termin. Steht diese Karte da, ist LINE ein Knopf daneben statt einer eigenen Karte.
Den Knopf „Neue Buchung erstellen“, der wieder von vorn beginnt. Wer über LINE gebucht hat, bekommt stattdessen „✓ Zurück zu LINE“.

Bucht ein Gast denselben Termin innerhalb einer Stunde noch einmal, mit demselben Namen und denselben Kontaktdaten, entsteht keine zweite Buchung. Das verhindert doppelte Termine nach einem Verbindungsabbruch. Der Gast liest „Diesen Termin haben Sie bereits gebucht. Für eine weitere Person tragen Sie bitte deren Namen ein.“ und kann darunter gleich für jemanden mitbuchen:

Mit Namen: Name eintragen, „Für diese Person buchen“ tippen. Das wird eine eigene Buchung mit eigener Bestätigung und eigenem Verwalten-Link, beides an die Adresse des Gasts. Bei mehreren Behandler:innen bekommt die zweite Person eine, die frei ist, wie bei „Keine Präferenz“.
Als Paar: Hat die Behandlung einen Paarpreis, steht darunter ein Knopf mit dem Preis für beide, etwa „Als Paar buchen · 100,00 € für beide“. Die bestehende Buchung wird dann zur Paarbuchung, mit derselben Nummer und demselben Verwalten-Link. Die zweite Behandler:in wählt das System wie in 2.1. Der Gast bekommt die Bestätigung neu für zwei Personen, Sie die Meldung wie bei einer neuen Buchung, und der Kalendereintrag wird für beide neu angelegt. Im Protokoll steht das als „Termin auf zwei Personen erweitert“ (Kapitel 23.3). Wo schon beim Buchen bezahlt wird, gibt es diesen Weg nicht.

Ist zur selben Zeit kein Platz mehr frei, sagt der Satz das gleich dazu. Ein Gutschein bleibt an der ersten Buchung.

2.5 Eine bestehende Buchung verwalten

Jede Bestätigungs-E-Mail enthält einen persönlichen Link „Buchung verwalten“. Eine Anmeldung braucht der Gast nicht. Die Seite heißt Ihr Termin, zeigt unter Ihre Buchung die Nummer, den Status („⏳ Warte auf Bestätigung“, „✓ Bestätigt“ oder „✗ Storniert“) und alle Angaben. Darunter:

„Termin verschieben“: „Wählen Sie ein neues Datum und eine neue Uhrzeit.“ Der Gast wählt beides und bestätigt mit „Termin verschieben“. Er bekommt die Mail „Ihr Termin wurde verschoben“, Sie die Mail „[Name] hat umgebucht“ (Kapitel 18).
„Zum Kalender hinzufügen“: den Termin in die eigene Kalender-App übernehmen.
„Termin stornieren“: Die Seite fragt „Möchten Sie diesen Termin wirklich stornieren?“ mit „Termin behalten“ und „Ja, stornieren“. Danach ist der Termin abgesagt, der Gast bekommt die Absage-Mail, und ist die Warteliste an, erfährt die erste wartende Person davon. Sie erfahren es über die Meldung aufs Handy (Kapitel 20) und im Protokoll (Kapitel 23), eine Mail an Sie gibt es dabei nicht.
„Weiteren Termin buchen“ führt zurück auf die Buchungsseite.

Ein verschobener Termin bleibt bei derselben Person: Die Seite bietet nur Zeiten an, zu denen sie frei ist. Eine Paarbuchung wandert als Ganzes, zu einer Zeit, in der zwei Behandler:innen gleichzeitig frei sind. Das können auch andere sein als vorher.

Haben Sie auf der Seite Verfügbarkeit eine Stornofrist gesetzt (Kapitel 13), steht dort „Kostenlos stornieren oder verschieben bis 24 Stunden vor dem Termin.“, mit Ihrer Stundenzahl. Danach sind Verschieben und Stornieren gesperrt, und der Gast liest „Die Änderungsfrist ist abgelaufen (24 Std. vor dem Termin). Bitte kontaktieren Sie uns direkt.“ Liegt der Termin schon zurück, steht dort „Dieser Termin liegt in der Vergangenheit.“

Der Verwaltungslink ist pro Buchung einzigartig und läuft nicht ab.

2.6 Anmeldung mit LINE

Wenn LINE-Login eingerichtet ist, zeigt der Schritt Ihre Daten (2.3) oben den grünen Knopf „Mit LINE buchen“ und darunter „Oder füllen Sie Ihre Daten unten aus.“ Das ist besonders bei Thai-Gästen beliebt. Wer auf Deutsch bucht, sieht ihn nicht (siehe 2.4).

Der Gast tippt darauf, bestätigt in LINE und kehrt angemeldet zurück. Dort steht „Angemeldet als“ mit seinem LINE-Namen und „Sie bekommen Ihre Bestätigung automatisch in LINE.“ Die E-Mail-Adresse wird dann freiwillig.
Seine Buchungsbestätigung kommt als Karte direkt in LINE an, und Bestätigung oder Absage folgen im selben Chat.

Wie LINE eingerichtet wird und wie Ihr Team Buchungen direkt aus LINE bestätigen kann, steht in Kapitel 16.4.