Neue Buchung (Manuelle Eingabe)

Einen Termin für einen Gast eintragen, der anruft oder vorbeikommt, auch als Serie oder für mehrere Gäste

Ruft ein Gast an oder steht er vor Ihnen, tragen Sie den Termin selbst im Panel ein. Öffnen Sie Neue Buchung in der Seitenleiste, oder tippen Sie im Kalender auf eine freie Stelle (Kapitel 5.1), dann sind Tag, Uhrzeit und Person schon eingetragen. Die Karte heißt Buchung manuell eintragen:

Feld	Hinweise
Anzahl Gäste	Nur in Betrieben, die mehrere Gäste zur selben Zeit annehmen. Bei zwei oder mehr siehe unten.
Leistungen	Die Behandlungen zum Ankreuzen, mit Dauer und Preis. Darunter die Summe, etwa „2 × Behandlung · 90 min · 85,00 €“. Ohne Auswahl steht dort „Wählen Sie mindestens eine Leistung“.
Anbieter	Die Person oder der Bereich, unter dem Namen, den Ihr Betrieb verwendet. „Automatisch zuweisen“ überlässt die Wahl dem System, wie „Keine Präferenz“ auf der Buchungsseite.
Datum	Ein Tipp auf „Datum wählen“ öffnet einen Kalender.
Von	Die freien Anfangszeiten dieses Tages zum Auswählen. Darunter steht, wie viele es gibt, etwa „8 freie Slots“, oder „Keine freien Slots“ mit dem Hinweis, ein anderes Datum zu wählen oder die Verfügbarkeit zu ändern.
Bis	Rechnet das Panel aus der Dauer der Leistungen aus („automatisch berechnet“).
Name	Name des Gasts, Pflicht.
E-Mail (optional)	„Nur die Adresse des Kunden. Leer lassen, wenn keine vorhanden ist.“ Siehe unten.
Telefon (optional)	Steht je nach Betrieb vor oder nach der E-Mail.
Nachricht (optional)	Notiz zum Termin.
Status	Bestätigt ist voreingestellt, Ausstehend nehmen Sie, wenn der Termin noch nicht fest ist.

Drücken Sie „Buchung speichern“, das Panel meldet etwa „Buchung #48 erfolgreich erstellt.“ Fehlt etwas, steht dort „Bitte alle Pflichtfelder ausfüllen (Anbieter, Datum, Uhrzeit, Name).“ „Abbrechen“ leert das Formular und führt zurück auf die Seite, von der Sie kamen. Ist ein Kalender verbunden (Kapitel 16.3), steht der Termin auch dort, genau wie eine Online-Buchung.

Bestätigung an den Gast

Sobald im Feld E-Mail eine Adresse steht, erscheint darunter der Haken „Bestätigung an den Gast schicken“, schon gesetzt: „Dieselbe E-Mail wie bei einer Online-Buchung, mit Link zum Verschieben oder Absagen.“ Steht der Status auf Bestätigt, ist es die Buchungsbestätigung, bei Ausstehend die Nachricht, dass seine Anfrage eingegangen ist (Kapitel 18.1). Ohne Haken geht keine E-Mail hinaus. Nach dem Speichern meldet das Panel „Bestätigung an … verschickt.“

Bieten Sie Ihre Buchungsseite in mehreren Sprachen an, wählen Sie unter „Sprache der E-Mails“, in welcher Sprache der Gast sie bekommt. Die Erinnerung kommt dann in derselben Sprache.
Bei einer Serie (siehe unten) kommt eine einzige E-Mail zum nächsten Termin, darin stehen alle kommenden Termine der Serie.
Für einen Termin, der schon vorbei ist, geht keine E-Mail hinaus, auch mit Haken: „Keine Bestätigung verschickt: Der Termin liegt in der Vergangenheit.“
Lässt sich die E-Mail nicht verschicken, bleibt der Termin trotzdem gespeichert. Das Panel meldet „Die Bestätigung ließ sich nicht verschicken. Der Termin ist gespeichert, bitte informieren Sie den Gast selbst.“
Mehrere getrennte Termine (siehe unten) legt das Formular ohne E-Mail-Adresse an, dort geht keine Bestätigung hinaus.

Sind Erinnerungen eingeschaltet, kommt vor dem Termin zusätzlich die Erinnerung, ebenfalls mit dem Link.

Die E-Mail-Adresse des Gasts

Tragen Sie hier nur die Adresse des Gasts selbst ein. Die Adresse Ihres Betriebs weist das Panel ab: „Das ist Ihre eigene E-Mail-Adresse. Hat der Kunde keine E-Mail, lassen Sie das Feld leer.“ Steht eine Adresse schon bei zwei oder mehr anderen Kunden, fragt es vor dem Speichern nach. Familien teilen sich manchmal eine Adresse, Sie können also bestätigen. Sonst lassen Sie das Feld leer.

Das ist wichtig, weil die Erinnerungen an diese Adresse gehen. Steht dort Ihre eigene, landet jede Erinnerung bei Ihnen, und der Gast bekommt nichts.

Zwei Gäste: Paarmassage oder zwei Termine

Wo Sie Paarmassagen anbieten, steht bei genau zwei Gästen die Wahl Art des Termins:

Auswahl	Was gespeichert wird
Paarmassage	„Gemeinsam im Raum, dieselbe Behandlung, Paarpreis. Wird als ein Termin mit zwei Behandler:innen gespeichert.“ Behandlungen ohne Paarpreis lassen sich dann nicht ankreuzen.
Zwei getrennte Termine	„Zwei eigenständige Termine, jede:r kann etwas anderes bekommen.“ Jeder Gast bekommt eine eigene Zeile, siehe unten.

Lassen Sie bei einer Paarmassage den Anbieter auf „Automatisch zuweisen“, dann sucht das System zwei, die zu dieser Zeit frei sind. Wählen Sie selbst jemanden aus, erscheint ein zweites Feld 2. Behandler:in. Wer zu dieser Zeit schon gebucht ist, steht dort mit „nicht frei“ und lässt sich nicht wählen. Fehlt die zweite, meldet das Panel „Bitte die zweite Behandler:in wählen.“

Eine Paarmassage kann nur die Inhaberin anlegen.

Mehrere Gäste, jeder mit eigenem Termin

Bei getrennten Terminen und ab drei Gästen erscheint der Abschnitt Mehrere Gäste mit einer Zeile je Gast: Anbieter, Behandlung und Name. Vorne steht jeweils „Automatisch zuweisen“. Wählen Sie dieselbe Person für zwei Gäste, meldet das Panel etwa „Gast 2: Diese:r Behandler:in ist schon einem anderen Gast zugewiesen.“ Der Knopf heißt dann zum Beispiel „3 Termine anlegen“. Alle Termine beginnen zur selben Zeit.

Einen Termin wiederholen (Serie)

Für Stammgäste, die etwa jede Woche zur selben Zeit kommen, setzen Sie den Haken „Termin wiederholen“: „Legt mehrere Termine im gleichen Rhythmus an, zum Beispiel jede Woche zur selben Zeit.“ Das geht für einen Gast mit fester Person. Steht der Anbieter auf automatisch, meldet das Panel „Bitte eine feste Behandler:in wählen. In einer Serie soll die Kundin nicht jede Woche bei jemand anderem sitzen.“

Wählen Sie den Rhythmus: Jede Woche, Alle 2 Wochen oder Alle 4 Wochen.
Tragen Sie unter Anzahl Termine ein, wie viele es werden sollen, 2 bis 26, voreingestellt 10.
Drücken Sie „Termine prüfen“. Unter Diese Termine entstehen steht jedes Datum mit „frei“, „belegt“ oder „geschlossen“. „Belegte und geschlossene Termine sind abgewählt. Sie können sie trotzdem anhaken, dann wird darüber gebucht.“
Darunter steht, wie viele ausgewählt sind, etwa „9 von 10 ausgewählt“. Der Knopf heißt dann „9 Termine anlegen“. Weniger als zwei lehnt das Panel ab: „Bitte mindestens 2 Termine auswählen.“

In der Buchungsliste tragen diese Termine die Marke Serie (Kapitel 6.1). Beim Absagen wählen Sie dort zwischen „Nur diesen Termin“ und „Diesen und alle künftigen“. Das Zweite fragt „Diesen und alle künftigen Termine dieser Serie absagen? Frühere Termine bleiben bestehen.“

Hotel und Homestay: Anreise und Abreise

Bucht Ihr Betrieb Zimmer für eine oder mehrere Nächte, fragt das Formular statt nach einem Zeitfenster nach Anreise, Abreise und Gäste. Unter der Abreise steht die Zahl der Nächte. Die Abreise liegt mindestens eine Nacht nach der Anreise und rückt mit, wenn Sie eine spätere Anreise wählen. An- und Abreisezeit kommen aus den Einstellungen Ihres Betriebs, genau wie online.

Ist das Zimmer in einer dieser Nächte schon vergeben, nennt das Panel den Gast und seine Daten, etwa „Belegt durch Anna Weber (12.10.2026 bis 14.10.2026).“ Als Inhaberin können Sie trotzdem eintragen. Dasselbe gilt, wenn mehr Gäste kommen, als das Zimmer fasst. Für ein Zustellbett ist das richtig, sonst wählen Sie ein größeres Zimmer.

Leistungen, Paarmassage, getrennte Termine und „Termin wiederholen“ gibt es bei Aufenthalten nicht. Die Bestätigung an den Gast geht wie oben beschrieben. Über den Link kann der Gast seinen Aufenthalt absagen. Verschieben kann er ihn nicht selbst, dafür meldet er sich bei Ihnen.